IL DIARIO DI BORDO

Piattaforma SaaS per Centri Educativi

CONDIZIONI GENERALI DI SERVIZIO

Terms of Service (ToS)

Versione: 0.3 — Bozza Data: 19 maggio 2026

Art. 1 — Definizioni

Ai fini delle presenti Condizioni Generali di Servizio (di seguito "ToS" o "Condizioni"), i seguenti termini avranno il significato di seguito indicato:

• "Fornitore": [Ragione sociale da definire], con sede legale in [da definire], P.IVA [da definire], titolare della piattaforma "Il Diario di Bordo".

• "Cliente": l'organizzazione (cooperativa sociale, ONLUS, ente privato o pubblico) che sottoscrive le presenti Condizioni e che gestisce uno o più centri educativi per minori.

• "Servizio": la piattaforma SaaS "Il Diario di Bordo" accessibile all'indirizzo https://ildiariodibordo.it e tutte le funzionalità correlate.

• "Utente": qualsiasi persona fisica che accede al Servizio con un account (coordinatore, educatore, responsabile).

• "Piano": il livello di abbonamento sottoscritto dal Cliente (Trial, Starter, Professional, Enterprise).

• "Dati del Cliente": tutti i dati personali e non personali inseriti dal Cliente e dai suoi Utenti nel Servizio.

Art. 2 — Oggetto del Servizio

2.1 Descrizione del Servizio

Il Diario di Bordo è una piattaforma SaaS (Software as a Service) che consente ai centri educativi per minori di gestire in formato digitale le attività quotidiane, tra cui:

a) la registrazione delle presenze giornaliere dei minori;

b) la compilazione del diario educativo (note comportamentali, attività, compiti);

c) la gestione dell'anagrafica dei minori e dei loro familiari;

d) la generazione di report periodici in formato PDF;

e) la gestione del calendario eventi e chiusure;

f) il backup dei dati su Google Drive del coordinatore;

g) la gestione degli abbonamenti e della fatturazione.

2.2 Accettazione delle Condizioni

L'utilizzo del Servizio è subordinato all'accettazione integrale delle presenti Condizioni, dell'Informativa Privacy e dell'Accordo per il Trattamento dei Dati Personali (DPA). L'accettazione avviene al momento della registrazione tramite la piattaforma ed è registrata digitalmente con data, ora, IP e user agent.

2.3 Documenti contrattuali

Le presenti ToS costituiscono parte di un insieme di documenti contrattuali che includono:

• Informativa Privacy (https://ildiariodibordo.it/privacy)
• Accordo per il Trattamento dei Dati Personali — DPA (https://ildiariodibordo.it/legal/dpa)
• Cookie Policy (https://ildiariodibordo.it/legal/cookie)

Art. 3 — Registrazione e Account

3.1 Requisiti di registrazione

Per registrarsi al Servizio il Cliente deve:

a) essere un'organizzazione legalmente costituita (cooperativa, ONLUS, associazione, ente privato o pubblico);

b) designare un coordinatore che fungerà da amministratore del centro educativo sulla piattaforma;

c) fornire informazioni accurate e complete durante la registrazione;

d) verificare l'indirizzo email entro i termini indicati dalla piattaforma.

3.2 Responsabilità dell'account

Il Cliente è responsabile di:

a) mantenere la riservatezza delle credenziali di accesso;

b) garantire che gli Utenti da lui autorizzati rispettino le presenti Condizioni;

c) notificare tempestivamente al Fornitore qualsiasi accesso non autorizzato o violazione della sicurezza;

d) mantenere aggiornati i dati di registrazione.

3.3 Autenticazione a due fattori (2FA)

La 2FA è obbligatoria per i coordinatori e i responsabili che accedono al Servizio. Gli educatori possono utilizzare il sistema di dispositivi attendibili in alternativa. Il Cliente è responsabile di garantire che i propri Utenti configurino e mantengano la 2FA attiva.

Art. 4 — Piani, Prezzi e Pagamenti

4.1 Periodo di prova (Trial)

Il Servizio offre un periodo di prova gratuito di 30 (trenta) giorni dalla data di registrazione. Durante il periodo di prova, il Cliente ha accesso alle funzionalità del piano Starter. Al termine del periodo di prova, se il Cliente non sottoscrive un abbonamento a pagamento, l'accesso al Servizio viene sospeso.

4.2 Piani di abbonamento

Il Servizio è offerto nei seguenti piani di abbonamento:

I prezzi e le funzionalità specifiche di ciascun piano sono pubblicati sulla pagina dei prezzi del sito web e possono essere differenziati per tipologia di organizzazione (ONLUS/privata). Il Fornitore si riserva il diritto di modificare i prezzi con un preavviso di almeno 30 giorni.

4.3 Pagamenti

I pagamenti sono gestiti tramite Stripe (Stripe Payments Europe, Limited). Il Fornitore non ha accesso ai dati delle carte di credito del Cliente. L'abbonamento si rinnova automaticamente alla scadenza del periodo di fatturazione (mensile o annuale), salvo disdetta.

4.4 Politica di cancellazione e rimborsi

Il Cliente può cancellare il proprio abbonamento in qualsiasi momento tramite la piattaforma. La cancellazione ha effetto alla scadenza del periodo di fatturazione già pagato: il Servizio resta attivo fino alla fine del periodo corrente. Non sono previsti rimborsi pro-rata per periodi parziali.

I primi 30 giorni dall'attivazione di un nuovo abbonamento a pagamento (diverso dal trial) non sono rimborsabili.

Art. 5 — Cessazione e Ciclo di Vita dell'Account

5.1 Ciclo di vita post-cancellazione

Alla cancellazione dell'abbonamento o alla scadenza del periodo di prova senza conversione, l'account attraversa le seguenti fasi in sequenza:

Fase 1 — Grace period (30 giorni): il Servizio entra in modalità di sola lettura. Il Cliente può consultare tutti i dati e utilizzare la funzionalità di backup su Google Drive, ma non può inserire nuove informazioni. Gli educatori non possono accedere; coordinatori e responsabili mantengono accesso in sola lettura.

Fase 2 — Fase export (90 giorni): al termine del grace period, l'account entra automaticamente in modalità export. I coordinatori e i responsabili mantengono l'accesso in sola lettura esclusivamente per esportare i propri dati tramite la funzionalità di backup. Sarà inviata una notifica email con la data esatta di scadenza dell'accesso e il link diretto alla funzionalità di backup.

Fase 3 — Chiusura accesso (dal giorno 120): al termine della fase export, l'accesso all'applicazione viene chiuso per tutti gli Utenti. I dati vengono conservati nel sistema secondo i periodi indicati all'Art. 5.2.

La finestra di accesso self-service totale è di 120 giorni dalla data di richiesta di cancellazione. Dopo tale termine, l'accesso ai propri dati è possibile esclusivamente tramite richiesta scritta al Fornitore (Art. 5.3).

5.2 Conservazione dei dati dopo la chiusura dell'accesso

Al termine della fase export (giorno 120 dalla richiesta di cancellazione), i dati vengono posti in stato di soft-delete. I periodi di conservazione successivi sono quelli definiti nel DPA (Art. 7):

• Dati dei minori (anagrafiche, presenze, diari educativi): conservati per 10 anni dalla chiusura definitiva dell'accesso, in conformità alla normativa italiana applicabile alle cartelle socio-educative. Trascorso tale termine, cancellazione definitiva.
• Account utenti (educatori, coordinatori): cancellazione definitiva entro 30 giorni dalla chiusura dell'accesso.
• Dati di fatturazione: conservati per 10 anni (obbligo fiscale ai sensi dell'Art. 2220 c.c.).

5.3 Export dei dati

Il Cliente può esportare i propri dati nei seguenti modi:

a) In autonomia (entro il giorno 120): tramite la funzionalità di backup su Google Drive (formato JSON), disponibile durante il grace period e la fase export. Si consiglia di eseguire almeno un backup completo prima della scadenza della fase export.

b) Tramite il Fornitore (dopo il giorno 120): inviando richiesta scritta all'indirizzo privacy@ildiariodibordo.it, specificando i dati richiesti. Il Fornitore evaderà la richiesta entro 30 giorni, previa verifica dell'identità del richiedente, per tutta la durata del periodo di conservazione legale (10 anni per i dati dei minori).

Art. 6 — Uso Accettabile del Servizio

6.1 Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

a) utilizzare il Servizio esclusivamente per le finalità previste (gestione di centri educativi per minori);

b) inserire nel Servizio esclusivamente dati veritieri, accurati e aggiornati;

c) raccogliere tutti i consensi necessari per il trattamento dei dati dei minori, in particolare il consenso esplicito dei genitori/tutori per i dati Art. 9 GDPR;

d) fornire ai genitori/tutori un'adeguata informativa privacy ai sensi degli Artt. 13-14 del GDPR;

e) garantire che gli Utenti autorizzati ad accedere al Servizio siano adeguatamente formati e istruiti;

f) non condividere le credenziali di accesso con soggetti non autorizzati;

g) mantenere attiva la 2FA per i coordinatori e i responsabili.

6.2 Divieti

Il Cliente si impegna a NON:

a) utilizzare il Servizio per finalità diverse da quelle previste o in violazione di legge;

b) tentare di accedere ai dati di altri centri educativi;

c) effettuare reverse engineering, decompilazione o disassemblaggio del Servizio;

d) utilizzare sistemi automatizzati (bot, scraper) per accedere al Servizio;

e) caricare contenuti illeciti, diffamatori, offensivi o in violazione di diritti di terzi;

f) condividere le credenziali di accesso o consentire l'uso del Servizio a soggetti non autorizzati.

6.3 Conseguenze della violazione

Il Fornitore si riserva il diritto di sospendere o terminare l'accesso al Servizio in caso di violazione delle presenti Condizioni, previa comunicazione al Cliente con un preavviso ragionevole, salvo i casi di violazione grave che richiedano un intervento immediato.

Art. 7 — Proprietà Intellettuale

7.1 Proprietà del Fornitore

Il Servizio, inclusi software, interfaccia grafica, algoritmi, documentazione e marchi, è di proprietà esclusiva del Fornitore ed è protetto dalle leggi sulla proprietà intellettuale. Nessuna disposizione delle presenti ToS trasferisce al Cliente alcun diritto di proprietà intellettuale sul Servizio.

7.2 Licenza d'uso

Il Fornitore concede al Cliente una licenza non esclusiva, non trasferibile, non sublicenziabile e revocabile per l'utilizzo del Servizio durante la durata dell'abbonamento, nei limiti previsti dal Piano sottoscritto.

7.3 Proprietà dei dati

I Dati del Cliente restano di esclusiva proprietà del Cliente. Il Fornitore non acquisisce alcun diritto sui Dati del Cliente e li tratta esclusivamente per le finalità di erogazione del Servizio, nei limiti stabiliti dal DPA.

Art. 8 — Disponibilità del Servizio

8.1 Best effort

Il Fornitore si impegna a mantenere il Servizio operativo e accessibile con la massima diligenza (best effort), senza tuttavia fornire garanzie specifiche di uptime, disponibilità o tempo di risposta (SLA).

8.2 Manutenzione

Il Fornitore si riserva il diritto di sospendere temporaneamente il Servizio per attività di manutenzione programmata o di emergenza. Ove possibile, la manutenzione programmata sarà comunicata con ragionevole anticipo tramite la piattaforma.

8.3 Forza maggiore

Il Fornitore non è responsabile per interruzioni del Servizio dovute a cause di forza maggiore, inclusi a titolo esemplificativo: calamità naturali, guasti dell'infrastruttura internet, attacchi informatici (DDoS), provvedimenti di autorità, pandemie, scioperi, malfunzionamenti dei sub-responsabili.

Art. 9 — Limitazione di Responsabilità

9.1 Limite massimo

Fatte salve le responsabilità che per legge non possono essere limitate o escluse, la responsabilità complessiva del Fornitore nei confronti del Cliente non potrà in nessun caso superare l'importo totale corrisposto dal Cliente nei 12 (dodici) mesi precedenti l'evento che ha dato origine alla responsabilità.

9.2 Esclusioni di responsabilità

Il Fornitore non è responsabile per:

a) danni indiretti, incidentali, consequenziali o punitivi;

b) perdita di profitti, dati o opportunità commerciali;

c) danni derivanti dall'uso del Servizio in violazione delle presenti Condizioni;

d) danni derivanti dall'inserimento di dati errati o illeciti da parte del Cliente;

e) danni derivanti dalla mancata raccolta del consenso dei genitori/tutori;

f) inadeguata custodia dei file di backup nel Google Drive del coordinatore;

g) accesso non autorizzato derivante dalla compromissione delle credenziali del Cliente;

h) mancato export dei dati da parte del Cliente entro il termine della fase export (giorno 120 dalla cancellazione).

9.3 Backup

La funzionalità di backup su Google Drive è fornita "as-is" senza garanzie. I file di backup sono in formato JSON non cifrato. La custodia, la sicurezza e la gestione dei file di backup sono di esclusiva responsabilità del Cliente.

Art. 10 — Protezione dei Dati Personali

Il trattamento dei dati personali nell'ambito del Servizio è disciplinato dai seguenti documenti, che il Cliente dichiara di aver letto e accettato:

• Accordo per il Trattamento dei Dati (DPA): https://ildiariodibordo.it/legal/dpa — disciplina il rapporto Titolare/Responsabile ai sensi dell'Art. 28 GDPR, incluse le retention differenziate per categoria di dati.

• Informativa Privacy: https://ildiariodibordo.it/privacy — descrive le categorie di dati trattati, le finalità, le basi giuridiche e i diritti degli Interessati.

• Cookie Policy: https://ildiariodibordo.it/legal/cookie — descrive i cookie tecnici utilizzati.

Il Cliente, in qualità di Titolare del Trattamento, è responsabile di raccogliere i consensi necessari, fornire le informative privacy ai genitori/tutori dei minori e dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti degli Interessati.

Art. 11 — Modifiche alle Condizioni

Il Fornitore può modificare le presenti Condizioni per adeguarle a nuove disposizioni normative, a modifiche del Servizio o a esigenze organizzative. Le modifiche sostanziali saranno comunicate al Cliente con almeno 30 (trenta) giorni di preavviso tramite email e/o avviso nella piattaforma.

L'uso continuato del Servizio dopo il termine di preavviso costituisce accettazione delle nuove Condizioni. Qualora il Cliente non intenda accettare le modifiche, ha diritto di cancellare il proprio abbonamento prima dell'entrata in vigore delle nuove Condizioni.

La versione aggiornata delle ToS è sempre disponibile all'indirizzo: https://ildiariodibordo.it/termini

Art. 12 — Legge Applicabile e Foro Competente

Le presenti Condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia derivante dalle presenti Condizioni o dall'utilizzo del Servizio è competente in via esclusiva il foro di [da definire — sede legale del Fornitore].

Prima di adire le vie legali, le Parti si impegnano a tentare una composizione amichevole della controversia entro 30 giorni dalla comunicazione scritta del reclamo.

Art. 13 — Disposizioni Finali

13.1 Integrità dell'accordo

Le presenti Condizioni, unitamente al DPA, all'Informativa Privacy e alla Cookie Policy, costituiscono l'intero accordo tra le Parti e sostituiscono ogni precedente intesa relativa alla stessa materia.

13.2 Cedibilità

Il Cliente non può cedere i diritti e gli obblighi derivanti dalle presenti Condizioni senza il previo consenso scritto del Fornitore. Il Fornitore può cedere il contratto a società controllate o in caso di cessione d'azienda, dandone comunicazione al Cliente.

13.3 Clausola di salvaguardia

Qualora una disposizione delle presenti Condizioni sia dichiarata nulla o inefficace, le restanti disposizioni resteranno pienamente valide ed efficaci.

13.4 Rinuncia

La mancata o ritardata applicazione di un diritto previsto dalle presenti Condizioni non costituisce rinuncia a tale diritto.